Med sin store, teknisk uddannede talentmasse tilbyder Indien en fantastisk løsning på den store mangel på hollandske it-fagfolk, udviklere, dataingeniører og andre tekniske stillinger. Men hvordan sikrer man, at de talenter, man ansætter i Indien, rent faktisk bliver en del af teamet i Holland på trods af, at de arbejder hjemmefra? Her er vores vigtigste råd:
1. Det starter med rekruttering
For at være sikker på, at dine eksterne medarbejdere også nemt kan integreres i dit hollandske team, er det vigtigt at have et godt overblik over, hvilke kompetencer kandidaterne skal besidde under rekrutteringsprocessen. Det er vigtigt, at hollandske virksomheder er opmærksomme på de kulturelle forskelle mellem Holland og Indien. Der er derfor tre vigtige punkter, som hollandske virksomheder bør teste indiske kandidater til under ansøgningerne, så der ikke er nogen tvivl om, at de kan bygge bro over denne forskel:
Hollændere kommunikerer meget direkte, tør at bidrage med ideer uden opmuntring og udtrykke deres kritik let. I Indien spiller hierarkiet på arbejdspladsen en vigtig rolle, hvilket betyder, at medarbejderne ofte ikke kan være så åbne over for ledere og kolleger, som vi er vant til her. Det er derfor vigtigt, at potentielle medarbejdere testes på deres kommunikationsevner, og om de kan håndtere den hollandske direktehed godt.
Hvis du skal arbejde med eksterne kolleger i Indien, vil kommunikationen være på engelsk. Det betyder, at du ikke kun skal teste dine nye talenter godt på deres beherskelse af sproget, men også dit hollandske team. Hvis dine indiske kolleger har en god beherskelse af sproget, men det hollandske team for eksempel har svært ved engelsk terminologi, står du stadig over for en udfordring. Især når det kommer til god integration af de eksterne medarbejdere, hvis de ikke nemt kan få en snak eller stille et spørgsmål, kan det være svært for dem at føle sig fuldt ud en del af virksomheden.
Ud over de færdigheder, som en kandidat skal besidde for at kunne udføre stillingen korrekt, skal du også være ekstra opmærksom på kandidatens bløde færdigheder under ansøgningsprocessen. Arbejd med en specialiseret HR-rådgiver eller en psykolog og lav en klar beskrivelse af kulturen i din virksomhed. Udret derefter en liste over de nødvendige bløde færdigheder, der sikrer, at du vælger den rigtige person, der rent faktisk vil blomstre i din virksomhed.
Under rekrutteringen skal du naturligvis ikke kun tænke på, hvordan dine nye medarbejdere passer godt ind i den hollandske arbejdskultur. Du skal også forstå, hvad faldgruberne er for europæiske virksomheder, der endnu ikke kender den indiske kultur. Vi har derfor listet fire ting, som du bør tage i betragtning, når du rekrutterer dit fjernpersonale i Indien:
2. Sørg for, at du har en klar onboarding-manual klar
Mange virksomheder har ikke en standardmanual eller struktur for træningsperioden, fordi dette afhentes af det team, hvor den nye kollega ender. Under uddannelsen af en medarbejder, der er fysisk til stede på arbejdsgulvet, er det i mange tilfælde heller ikke noget problem, hvis der ikke er klare retningslinjer for de trin, der skal følges, fordi man nemt kan gå forbi hinandens skriveborde for at tjekke, om alt går godt, og der er brug for ekstra støtte et eller andet sted. Når man onboarder en ekstern kollega, er dette naturligvis anderledes på grund af den fysiske afstand, og onboarding-processen er helt digital. Det er derfor vigtigt, at der på forhånd sammen med HR laves en plan, hvor alle trin og den tid, der skal til for at integrere den nye kollega korrekt i virksomheden, bliver kigget på.
Når du for eksempel onboarder, skal du ikke kun zoome ind på de opgaver og mål, der skal opfyldes i stillingen, men der skal også være en omfattende diskussion om det større billede. Hvad bidrager den nye kollega i sidste ende til med sine opgaver, hvad er målet for hans team og organisationen som helhed? Kun ved at forstå, hvorfor du er en vigtig del af virksomheden, og hvilket mål der arbejdes hen imod som organisation, kan en ny ekstern medarbejder virkelig begynde at føle sig involveret. Derudover er det smart at tage længere tid i træningsperioden, fordi din virksomhed også skal vænne sig til at arbejde sammen med en ekstern kollega. Husk, at opstartsfasen tager mindst seks til ni måneder, før alle har fundet deres fødder og har den ønskede produktivitet.
3. Giv dine nye kolleger en 'virtuel rundvisning' i din virksomhed
En ny medarbejder får normalt en kort rundvisning i virksomheden på dag 1, hvor fjernmedarbejdere ofte glemmes. Fordi hele onboarding-proceduren foregår via videoopkald, bliver den nye kollega ofte kun introduceret til de teams og den leder, som han eller hun skal forholde sig til i sit daglige arbejde. Men ligesom det er vigtigt at forstå de mål, organisationen som helhed arbejder hen imod, er det også vigtigt at introducere en ny kollega for hele virksomheden for at give ham eller hende en god idé om den nye arbejdsplads. Måske vil din eksterne medarbejder ikke arbejde med din virksomheds økonomiafdeling, men de spiller en vigtig understøttende rolle i organisationen. For at få den nye kollega til virkelig at forstå, hvordan tingene fungerer for dig og fjerne mulige barrierer, hvis den eksterne medarbejder skal i kontakt med afdelinger, hvor han eller hun aldrig er blevet introduceret, er det derfor nyttigt at involvere alle dele af din virksomhed i onboarding-proceduren og virkelig gøre din nye medarbejder bekendt i din organisation.
4. Opret daglige kontaktøjeblikke
Ud over personlig kontakt er daglige kontaktmomenter om fremskridtene i de opgaver, der skal udføres, afgørende for at holde alle involveret og for hurtigt at kunne løse eventuelle udfordringer eller problemer. En god måde at strukturere dette på er gennem et dagligt stand-up møde på ca. 15-20 minutter, hvor hvert teammedlem får turen til kort at tale om tre vigtige punkter: hvilke opgaver der er afsluttet, eller hvor langt de er kommet, de udfordringer, som opgaven indebar eller indebærer, og den nye opgave, der skal startes, eller en plan for at fortsætte den aktuelle opgave. Derudover er det tilrådeligt, især i de første seks til tolv måneder, at planlægge et månedligt møde, hvor den nye medarbejder og den tilknyttede leder indgår i en mere omfattende samtale med hinanden om medarbejderens arbejde og personlige erfaringer, så justeringer kan foretages hurtigt, hvis det er nødvendigt.
For spørgsmål, som den eksterne medarbejder har til sit team, og som ikke kan vente på den daglige stand-up, er det klogt at oprette en arbejdspladschat, såsom Slack-programmet. På den måde kan du kommunikere direkte med kolleger om eventuelle problemer, men også om mere mun mun muntrede forhold, hvilket giver følelsen af, at folk virkelig er på kontoret med hinanden. Det er vigtigt, at teamet i Holland rent faktisk integrerer en sådan chat i deres daglige arbejdsmiljø, så fjernkollegaen ikke bruger timer på at vente på et svar, og et opkald hurtigt kan startes, hvis der er behov for konsultation. Med introduktionen af disse kommunikationsværktøjer sikrer du, at din nye medarbejder ikke føler, at han arbejder et sted langt væk og alene, men at han virkelig er en del af teamet.
5. Gør ingen forskel i komforten for dine hollandske og eksterne medarbejdere
Integration af en ekstern medarbejder i dit hollandske team betyder, at de kan nyde de samme muligheder som dine andre medarbejdere. Sørg derfor for, at en behagelig professionel arbejdsplads er tilgængelig for dem. Sørg også for, at du har god, opdateret hardware. Og i tilfælde af at du arbejder hjemmefra, kan du vælge at stille et budget til rådighed, så din nye medarbejder kan skabe et behageligt arbejdsmiljø derhjemme med en velfungerende computer og internetforbindelse. Men at arbejde komfortabelt går ud over bare en dejlig kontorstol. Med dine hollandske medarbejdere har du sandsynligvis aftalt sekundære ansættelsesforhold som en bil, cykel eller telefon fra virksomheden, et budget til personlig udvikling eller et abonnement på gymnastiksalen. At blive udelukket fra denne slags muligheder kan få eksterne medarbejdere til at føle, at de ses som mindre i organisationen. Giver dem også mulighed for at udvikle sig på et personligt plan og støtte dem i deres daglige udfordringer som den berygtede pendling i Indien.
Har du længe været på udkig efter veluddannede, tekniske medarbejdere, men du får ikke den ledige stilling i Holland? Du er velkommen til at kontakte os om de muligheder, som IndiaConnected kan tilbyde din virksomhed.