Sådan vinder du en regeringskontrakt i Indien

Under premierminister Modi har Indien indledt en større opgradering af landet. Gennem forskellige regeringsprogrammer, såsom Made in India, 100 Smart Cities og Digital India, investeres milliarder i at forbedre Indiens infrastruktur. Fra rene energiformer til udrulning af fiberoptik. Indien er ivrig efter disse ambitiøse projekter for udenlandsk viden og teknologi. Men hvordan vinder man en så efterspurgt offentlig kontrakt som et europæisk selskab?

'Du vinder et bud med 3 afgørende ingredienser'

Joeri Aulman har været i stand til med succes at vinde offentlige kontrakter i Indien i de senere år. Han er projektleder og lufthavnsudvikler for Naco, en division af Royal HaskoningDHV inden for lufthavnsrådgivning. "Først og fremmest var vi meget heldige med vores markedsadgang. Vi kom ind i 2005, netop som den første privatiseringsrunde af lufthavne i Indien var ved at begynde. Det viste sig at være perfekt timing." 

Men de gode referencer fra lokale forretningsforbindelser fik virkelig bolden til at rulle for Naco. "På anbefaling af en eksisterende kunde fik vi lov til at præsentere os for det indiske parti. Denne præsentation var målrettet og, meget vigtigt, ikke pedantisk. På trods af vores viden og erfaring var vi beskedne, og det var nøglen til succes." Ifølge Aulman er kombinationen af smart timing, fremragende referencer og beskedenhed i præsentationen af din plan de tre afgørende ingredienser for at vinde bud i Indien. "I løbet af de sidste femten år har vi lært, at hvis en af disse tre ingredienser mangler, går vi straks glip af opgaven."

Ikke kun Indien fordele, der er også interessante muligheder for europæiske virksomheder

Ifølge den indiske ambassadør i Holland, Venu Rajamony , er der meget at vinde for europæiske virksomheder i Indien. "Vi er den hurtigst voksende, store økonomi i verden med en ung befolkning og en voksende middelklasse. Konkurrencedygtige europæiske virksomheder, der kommer ind i Indien med langsigtet planlægning, vil drage fordel af den hurtige udvikling i landet og det ekspanderende forbrugermarked.

For virksomheder, der ønsker at vinde kontrakter fra den indiske regering, har Rajamony et par råd. "For at have en chance hjælper det, når europæiske parter arbejder sammen med en indisk partner. Derudover øger virksomheder deres chancer, hvis de producerer en del af deres teknologi i Indien (fabrikat i Indien), bruger indiske råvarer (kilde i Indien) og ansætter indisk personale (leje i Indien). Dette er ikke kun i overensstemmelse med forskellige regeringsmål, men reducerer også omkostningerne ved ofte dyr europæisk teknologi. Europæiske virksomheder er nødt til at indse, at Indien er et ekstremt konkurrencepræget marked. Virksomheder fra hele verden tilmelder sig indiske bud." 

Hundredvis af udbud er åbne som en del af Smart City-missionen

Seks tips til at vinde udbud i Indien

For nemt at sideline de udenlandske konkurrenter i kampen om en indisk regeringskontrakt, skal du huske følgende punkter under forberedelsen: 

1. Timing: planlæg fremad

Timing er afgørende, men du kan ikke begynde at opbygge et netværk tidligt nok. Med andre ord: Hvis du først begynder at opbygge et netværk, når efterspørgslen efter dine produkter begynder at stige, så er du på den sene side.

2. Brug referencer aktivt

Indien er en netværksøkonomi par excellence: relationer er afgørende. Så tøv ikke med at henvende dig til den indiske ambassade i dit land for at få hjælp, når du sidder fast med tilladelser og lignende. Deres netværk er stort, og de kan ofte skabe klarhed. Derudover er det at se at tro. Enhver, der tidligere har gjort et godt stykke arbejde på et andet projekt i Indien, har en fordel.

3. Vær konkret, men ydmyg

Indien kan være ivrig efter state-of-the-art teknologi på alle mulige områder, men det betyder ikke, at udenlandske virksomheder kan være pedantiske, nedladende eller arrogante. Med en sådan holdning er et udenlandsk selskab dømt til at mislykkes i Indien.

4. Arbejd med en indisk partner.

Som nævnt er Indien en netværksøkonomi, så lokalt samarbejde øger dine chancer kraftigt. De, der ikke har de rigtige input, vil normalt fange ben med offentlige udbud. En indisk partner kender sin vej rundt i det indiske bureaukrati - det hollandske parti behøver ikke at spilde værdifuld tid på det.

5. Lav, ansæt og kilde i Indien

Den indiske regering står over for den enorme opgave at skaffe beskæftigelse til hundreder af millioner af unge indianere. Logisk set har virksomheder, der skaber job i Indien, direkte eller indirekte, en fordel i udbud. Så sæt dig selv i indiske embedsmænds sko.

6. Forstå din markedsværdi

Lad din europæiske tankegang blive hjemme, og juster dit bud til det pris-/kvalitetsniveau, som den indiske regering leder efter. Har du endnu ikke en god forståelse af din sektor, og hvordan du bedst kan positionere dig på det indiske marked? Kontakt vores eksperter, vi gennemfører en skræddersyet markedsundersøgelser og giver dig konkrete forslag til de rigtige næste skridt.

Den hollandske sweepsmart vinder indisk regeringskontrakt med smart affaldsløsning

Først en pilot, så en kontrakt fra Bangalore kommune. Sweepsmart, der udvikler affaldshåndteringssystemer til vækstøkonomier, fik det gjort. Men den indiske regering er bestemt ikke en nem kunde, advarer grundlægger og direktør Silvia de Vaan.

Starten på Sweepsmart-piloten i Bangalore med Silvia de Vaan til venstre og Niels van den Hoek i midten.

I 2014 er Silvia de Vaan på toppen af den største losseplads i Indien. Pirana lossepladsen i Ahmedabad er 84 hektar stor og kaldes også Mount Everest af affald. På stedet beslutter De Vaan, at hun vil finde en løsning på dette problem. Tilbage i Holland begynder hun at arbejde sammen med sin gode ven Niels van den Hoek, som på det tidspunkt arbejdede hos Van Gansewinkel, Nordeuropas største affaldsbehandlingsvirksomhed.

Test din idé, inden du går ind på det indiske marked

"Vores idé var at lade folk, der søger efter salgbare eller spiselige genstande på en losseplads, blive en del af et bedre fungerende affaldshåndteringssystem, og at de kan tjene penge ved at indsamle affaldet fra folks hjem og behandle og genbruge det i særlige centre," siger de Vaan. "Men om det, vi fandt på i Holland, rent faktisk ville fungere i Indien, var spørgsmålet. Vi besluttede derfor at organisere en handelsmission til Indien for at teste vores idé mod den virkelige situation i Indien."

Under deres rejse kommer De Vaan og Van den Hoek til den konklusion, at der faktisk allerede er en ganske base i Indien, og at det er bedre at bygge videre på det end at sætte alt op fra bunden. "Når vi taler om en base, mener jeg, at ngo'erne allerede var ved at etablere et system, og at der allerede var sorteringsskure, for eksempel. Men at adskille affaldet foregik stadig manuelt, og folk sad på jorden blandt snavset,« siger De Vaan. "Så der var meget plads til forbedring, og det blev vores nye mål: at tage affaldsbehandlingen i Indien til et højere niveau. Uden denne sonderende tur havde vi måske ikke foretaget den ændring og holdt fast i den idé, vi havde lagt på papir i Holland. Men for at få succes i Indien skal du forstå, hvor og hvordan du tilføjer værdi til det, der allerede er der. Jeg vil derfor råde enhver iværksætter til først at undersøge det aspekt nøje."

Fra pilot til offentlig kontrakt

De Vaan og Van den Hoek starter en pilot. "Vi ønskede at danne partnerskaber med de lokale organisationer, vi havde lært at kende under vores handelsmission," siger De Vaan. "De gjorde allerede et rigtig godt stykke arbejde med at realisere løsninger på affaldsproblemet. Vi skulle bevise, at vi ikke kun havde smukke historier, men også virkelig kunne bidrage med noget. Dette blev tydeligt demonstreret i forberedelsesfasen under drøftelserne med IndiaConnected om vores strategi for markedsadgang. Det blev så klart for os, at vi fokuserede for meget på, hvordan vi ville komme til at hjælpe, i stedet for at forklare konkret, hvad vi virkelig kom til at gøre der. Man ønsker ikke at være en vestlig frelser, men snarere at arbejde sammen om at udvikle en løsning, der imødekommer lokale ønsker og behov."

Sweepsmart er ved at etablere den første pilot i Bangalore. "Der var allerede mere end 140 små sorteringscentre ledet af erfarne organisationer, vi havde fundet gode samarbejdspartnere, og desuden var byen involveret i en retssag med borgerne om affaldsproblemet. På højeste niveau var en bedre tilgang allerede ved at blive overvejet, og budgettet blev stillet til rådighed, og alle former for initiativer til separat affaldshåndtering var allerede blevet indført." I de første fire måneder i Bangalore vil Sweepsmart sammen med lokale partnere revidere to centre og modernisere processerne med installationen af transportbåndet og performance-instrumentbrættet, der er specielt designet til Indien. 

Pilotprojektets succes går ikke ubemærket hen længe. "Kommunen stod lige uden for døren til en af vores pilotlokationer på ingen tid , og før vi vidste af det, var der en ansøgning om opgradering af yderligere ti lokationer. Vores løsninger er ikke kun udviklet til, men også sammen med det sted, hvor det tages i brug. Det har resulteret i, at det passer perfekt til de lokale ønsker og arbejdsmetoder. Men ud over at vi tilbød den rigtige løsning det rigtige sted, var der også nogle perifere problemer, der sikrede, at vi vandt en stor offentlig kontrakt så kort tid efter vores start," siger De Vaan. "For det første var vores timing rigtig på grund af den igangværende retssag, der lagde pres på kommunen for at forbedre affaldssituationen så hurtigt som muligt. Som følge heraf var der allerede stillet et budget til rådighed til opgradering af centrene. Derudover hjalp det også, at den hollandske regering gav et økonomisk løft gennem den hollandske fond for god vækst med ekstra finansiering som følge af pilotprojektet, der var fuldt finansieret af dem.

Udfordringerne ved en indisk offentlig kontrakt

Med tildelingen af kontrakten stod Sweepsmart straks over for nye udfordringer. "Den indiske regering er virkelig utrolig kompleks," siger de Vaan. "Vi er heldige at arbejde med partnere, der har gode bånd til Bangalore, men jeg har stadig brugt dage på at vente på rådhuset i de senere år." På trods af at kommunen havde tilkendegivet over for Sweepsmart, at den ønskede at starte projektet inden for få måneder, tog det i sidste ende 2,5 år, før det hollandske firma rent faktisk kunne komme i gang. 

 "Undervejs i processen blev nye vanskeligheder ved med at dukke op. Det var en overraskelse for os, men det er helt normalt for at arbejde med en indisk regering," siger direktøren. "Især tildelingen af kontrakten var vanskelig, fordi regeringerne normalt skal udbyde alt deres arbejde og i dette tilfælde ønskede at tildele kontrakten direkte til os. I denne specifikke situation var der ingen hurtig løsning tilgængelig, og vi begyndte derfor at undersøge alle muligheder. I Indien betyder det, at du bogstaveligt talt går fra skrivebord til skrivebord med alle dine papirdokumenter, og der er flere, end du tror! I sidste ende kunne vi arbejde med en '4B-undtagelse', hvor SweepSmart blev udpeget som en 'unik leverandør' og derfor uden et udbud. Men det kræver en masse kreativitet og omstillingsparathed at finde en løsning, der ville fungere for begge parter."

At levere god kvalitet til en indisk pris er en udfordring for udenlandske virksomheder

Når de Vaan og van den Hoek endelig for alvor kan komme i gang, vil de igen blive konfronteret med de udfordrende forskelle mellem en hollandsk og indisk regeringskontrakt. "Nu hvor vi endelig havde en kontrakt med Bangalore, viste det sig, at vi havde efterladt nogle aftaler for åbne til vores egen fortolkning," siger de Vaan. "Vi havde for eksempel aftalt, at kommunen ville hyre en entreprenør til selve renoveringen, men vi havde udeladt, hvem det skulle være, eller hvilke krav de skulle opfylde. Det var en fejl. Vi har lært, at vi virkelig skal registrere hvert komma og punktum, for ellers bliver der arrangeret dårlige løsninger, ellers vil tingene tage ekstremt lang tid." 

Ifølge hende gælder det også for betalinger. "Lav meget strenge aftaler om dette," råder hun. "Ikke kun i tilfælde af en offentlig kontrakt, men også med erhvervskunder. Ofte vil folk først betale bagefter, eller de påpeger hurtigt, at det hele kan gøres meget billigere hos en lokal konkurrent." De Vaan ser derfor prispresset som en af de største udfordringer for udenlandske virksomheder, der begynder at sælge i Indien. "Kunden foretrækker ofte at acceptere dårligere kvalitet end at skulle investere for meget. Derfor går man virkelig meget forskelligt igennem forhandlingerne,« siger direktøren. "Inden vi sætter os ned, slår vi for eksempel vores konkurrenters forslag og priser op og beregner dem hele vejen igennem. Ofte virker det billigere på papiret, fordi meget er udeladt i tilbuddet, men det sparer kun fem procent i pris. Det kan vi så sammenligne under forhandlingerne og vise, at vi virkelig har en bedre løsning at tilbyde." 

Muligheder for innovative europæiske løsninger i Indien

"Indien er i øjeblikket i rivende udvikling og har derfor brug for den viden, vi har i Holland, men det er også udfordrende at sælge den viden her," siger De Vaan. "I Indien kan man ikke lykkes med en løsning, der ikke er tilpasset lokale behov, og inderne er utroligt kloge og opfindsomme. Du er virkelig ikke speciel i deres øjne og skal først bevise, at du er villig til at investere. Det bemærkede jeg for eksempel meget stærkt i Bangalore kommune, da jeg ventede der igen foran en embedsmands kontor. Derefter lagde han hovedet rundt om hjørnet for at se, hvem den næste aftale var, og så snart han så mig igen, trak han et sådant grin over ansigtet af 'der har du hende igen, er hun der stadig?'. Men vores udholdenhed har bevist, at vi virkelig er involveret, og det er derfor, vi bliver taget alvorligt."

Derudover råder de Vaan europæiske virksomheder, der endnu ikke er aktive i Indien, til ikke at fokusere på at vinde udbud. "Vi blev faktisk lidt narret, fordi vi havde en kontrakt med Bangalore så hurtigt, men det er slet ikke en realistisk fremgangsmåde. Det er meget smartere først at lave mellemliggende trin ved at fokusere på lokale eller kommercielle parter. Det resulterer i, at du ikke kun lærer markedets behov godt at kende, men du får også vigtige kontakter, der kan støtte dig med en offentlig kontrakt," forklarer hun. "Og tag ikke fejl af de innovative løsninger, der allerede er ved at blive udtænkt i Indien selv."