Startende i Indien: Hvorfor et forbindelseskontor er et populært valg blandt internationale virksomheder

Et forbindelseskontor (LO) er en nem og derfor populær måde at komme ind på det indiske marked på, da det giver europæiske virksomheder fleksibilitet til at lære Indien og den sektor, hvor de opererer, at kende uden umiddelbart at være bundet til tunge økonomiske, juridiske eller administrative forpligtelser. Hvilke muligheder tilbyder en LO i Indien? Og er dette virkelig det bedste valg for din virksomhed?

Et forbindelseskontor (LO) er repræsentationen af et udenlandsk selskab i Indien. Den indiske centralbank beskriver en sådan virksomhed som "et kontor, der kun må påtage sig forbindelsesaktiviteter". Dette omfatter:

1. indhente oplysninger om markedet og potentielle indiske forbrugere

2. annoncere, promovere og udføre andre markedsføringsrelaterede aktiviteter;

3. stimulere eksport til eller import fra Indien

4. etablere tekniske og finansielle samarbejder mellem hovedkontoret og indiske virksomheder

5. danne en kommunikationskanal mellem hovedkontoret og lokale partnere.

En LO må ikke generere omsætning i Indien og må derfor ikke producere varer eller levere tjenesteydelser. Udgifterne til en LO skal derfor betales fuldt ud af moderselskabet uden for Indien. Et forbindelseskontor er ikke kun nyttigt for virksomheder, der ønsker at udforske det indiske marked, det er også en interessant juridisk form for internationale investorer, der ikke ønsker at bringe deres produkter eller tjenester direkte til det indiske marked, men for eksempel ønsker at outsource arbejde til Indien.

Ønsker du at begynde at sælge, producere eller andre kommercielle aktiviteter med det samme? Så er der forskellige juridiske former, hvorfra du kan vælge. Vi har listet dem alle for dig, så du kan forstå, hvilken form der passer bedst til din sektor og aktiviteter i Indien:

Hvordan opretter man et forbindelseskontor?

For at oprette en LO i Indien skal forskellige registrerings- og godkendelsesprocedurer udfyldes hos forskellige indiske regeringsorganer. Det involverer følgende syv trin:

1. Ansøg om godkendelse fra en indisk bank til at åbne en bankkonto til forbindelseskontoret. Denne bank bliver derefter automatisk den 'autoriserede forhandlerbank' for den nye filial.

2. Indsend en anmodning med alle nødvendige dokumenter til Reserve Bank of India (RBI) gennem den autoriserede forhandlerbank.

3. Når RBI har givet godkendelse, skal der ansøges om et 'Certificate of Establishment of Business in India' fra det indiske handelskammer: Registrars of Companies (ROC)

4. Dernæst skal der anmodes om et skattefradragskontonummer (TAN) og et permanent kontonummer (PAN) fra den indiske skattemyndighed.

5. Så snart de er modtaget, kan lo's bankkonto hos den autoriserede bank officielt åbnes.

6. Forbindelseskontoret skal være registreret hos den stat, hvor kontoret er beliggende i henhold til butiks- og etableringsloven og under erhvervsskatten.

7. Hvis prøver importeres til LO, skal kontoret også være registreret under importeksportkoden.

For at sikre, at dette ikke bliver en uendelig frustrerende proces, anbefales det at gennemgå disse trin med en konsulent. Ikke alene kan det være meget uklart, hvilken dokumentation der skal og ikke skal indsendes, ellers vil det tage mindst 3 til 6 måneder at udfylde denne liste. Godkendelsen af den indiske centralbank alene tager i gennemsnit 2 til 3 måneder. Så det er smart at vælge en partner, der kan fremskynde denne proces.

Obligatoriske overholdelseskrav

Når alle trin er gennemført, og LO er registreret, er du ikke helt klar. I Indien er der stadig meget at rapportere tilbage til de forskellige offentlige myndigheder, som LO er registreret under. 

Seks måneder efter, at Central Bank of India (RBI) har givet sin godkendelse til det nye kontor, skal den officielle adresse, PAN og certificate of establishment of Business Place i Indien fra det indiske handelskammer (ROC) erklæres til RBI. 

Da lo ikke må udøve erhvervsmæssig virksomhed, skal der hvert år indsendes flere dokumenter for at dokumentere, at LO overholder reglerne:

• Årligt aktivitetscertifikat (AAC) - Dette dokument beviser, at LO kun har udført aktiviteter, der er tilladt. AAC skal udarbejdes af en statsautoriseret revisor. Det er en fuldtids praktiserende revisor, der officielt er registreret hos Institute of Chartered Accountants of India (ICAI). Dette certifikat skal derefter sendes til RBI og generaldirektøren for indkomstskat (DGIT).

• FC-3-formular - Alle udenlandske virksomheder skal indsende en årlig FC-3-formular til ROC med en detaljeret liste over alle placeringer af det udenlandske selskab og årsregnskabet.

• FC-4-formular - Gennem denne formular indsender udenlandske virksomheder deres årlige erklæring til ROC.

• 49-C-formular - Er en indkomstskatteformular, der skal indsendes specifikt af udenlandske virksomheder med en LO i Indien. Denne formular skal også verificeres af en statsautoriseret revisor og indsendes til DGIT.

Fordi forbindelseskontorets aktiviteter ofte fokuserer på forskning og kommunikation mellem hovedkontoret og lokale parter, synes virksomhederne undertiden at glemme, at et LO fortsat skal overholde de lokale (skatte)regler. Hvis du ikke gør dette, kan der være alvorlige konsekvenser. For eksempel kan du blive klassificeret som et fast driftssted, hvilket kan betyde afslutningen på dine aktiviteter i Indien.

Sørg derfor for at indføre årlige kontroller for at sikre, at du er fuldt ud kompatibel. Engager for eksempel lokale rådgivere, der kan foretage et sundhedstjek af din virksomhed og HR-politik og dermed påpege de mulige risici, du løber.

Varigheden af et forbindelseskontor i Indien

Forbindelseskontoret godkendes i første omgang for en periode på tre år, hvorefter denne periode kan forlænges med yderligere tre år. Til dette skal en ansøgning indsendes af Autorized Dealer Bank til RBI en måned før udløbet af den oprindelige godkendelse.

Formålet med en LO er at introducere din virksomhed til det indiske marked på en fleksibel måde og forberede dig på næste skridt. I princippet skal du være i stand til at få nok indsigt om tre år til at udarbejde en strategi, som du gør din faktiske indtræden på det indiske marked med. Men hvis du har brug for mere tid til dette, er en udvidelse en god mulighed.

En række ting, du bør fokusere på, hvis du vil undersøge markedet med din LO og udarbejde en solid strategi:

• Opret et godt system, hvor du indsamler og analyserer oplysningerne fra din markedsundersøgelse.

• Udfør gennemførlighedsundersøgelser for at sikre, at dit produkt eller din tjeneste er i overensstemmelse med det indiske marked.

• Baseret på din forskning skal du justere dit produkt eller prisen på produktet eller tjenesten, så det passer godt til den indiske forbrugers ønsker.

• Hvis du vil sælge, skal du tage dig tid til at lære forskellige distributører at kende og finde det rigtige match til dit produkt.

Mindre bureaukrati 

Den indiske regering har allerede i de senere år vist, at den ønsker at gøre det lettere at drive forretning i landet. I 2020 forventer vi en yderligere forenkling af skattesystemet og en forbedring af håndteringen af tvister mellem iværksættere og kommuner. På trods af at alle disse nye regler kun skulle gøre det lettere, er det stadig meget papirarbejde at oprette dit første kontor i Indien. Hjælp er derfor ikke en overflødig luksus. IndiaConnected har et team af lokale eksperter klar til at gøre din markedsadgang så glat som muligt. 

Hvilken juridisk form skal jeg vælge til min indiske filial?

Før du starter en virksomhed i Indien, vil du sikre dig, at du vælger den rigtige juridiske form, der passer til dine mål på den ene side og holder overholdelsesforpligtelser og skatter på et minimum på den anden side. Indien har tre typer juridiske former: Kontorstrukturerne, partnerskabsstrukturerne og de begrænsede strukturer, som alle har deres egne fordele og begrænsninger.

1. Kontorstrukturer

Alle kontorstrukturer er lette enheder, der betragtes som en udvidelse af det udenlandske moderselskab. Det juridiske ansvar for disse tre former for virksomhed ligger hos det udenlandske moderselskab, og de indiske skattemyndigheder anser derfor kontorerne for at være udenlandske virksomheder.

• Forbindelseskontor
  Den indiske centralbank beskriver en sådan virksomhed som "et kontor, der kun må påtage sig forbindelsesaktiviteter", såsom at indhente oplysninger om markedet, stimulere eksport til eller import fra Indien eller etablere finansielle samarbejder mellem hovedkontoret og indiske virksomheder. Et forbindelseskontor må ikke generere omsætning i Indien og må derfor ikke producere varer eller levere tjenesteydelser. Et forbindelseskontor er en af de mest populære juridiske former blandt internationale investorer, vi forklarer hvorfor her . 

• Afdelingskontor
  Et afdelingskontor giver flere muligheder end et forbindelseskontor. Det kan udføre kommercielle transaktioner såsom import og eksport, yde rådgivningstjenester eller yde teknisk support. Enheder, der har været rentable i fem år og har en nettoværdi på mere end $ 100.000, kan bruge denne rute til at komme ind på det indiske marked.

• Projektkontor
  Projektkontorer er oprettet til at udføre en bestemt opgave i Indien. For eksempel vinder du et infrastrukturprojekt med dit udenlandske selskab og åbner et kontor for at udføre denne opgave (og dermed undgå et fast driftssted). Før du kan åbne et projektkontor, skal projektet godkendes af et officielt organ i Indien eller finansieres af en international organisation som Verdensbanken. Finansieringen af projektet kommer derfor enten fra udlandet eller fra det indiske organ, der har tildelt projektet.

2. Partnerskaber 

Partnerskabsstrukturerne er former for samarbejde mellem mindst to partnere, hvor partnerne er personligt ansvarlige. Der er to typer partnerskaber i henhold til indisk ret: "partnerskab efter forlig" og "særligt partnerskab". I tilfælde af et partnerskab efter behag indgås en kontrakt mellem partnerne, hvor partnerskabets varighed ikke er fastsat. I et bestemt partnerskab indgås et partnerskab inden for et bestemt selskab.

• Partnerskaber med begrænset ansvar (L.L.P.)
  I 2008 blev en ny form for partnerskab introduceret i Indien: Limited Liability Partnership (L.L.P.). Denne formular kombinerer aspekter af partnerskabet og en privat begrænset (Pvt. Ltd.). For eksempel er ansvaret for en L.L.P. begrænset. L.L.P. er interessant for små og mellemstore servicevirksomheder i betragtning af de skattemæssige fordele ved denne juridiske form. 

• Joint Venture
  To parter kan også vælge at oprette et joint venture (JV). L.L.P. og JV er meget ens, men der er forskelle. For eksempel dannes en JV normalt i en bestemt periode eller til et bestemt formål og har en mere fleksibel struktur end en L.L.P., fordi vilkårene for et joint venture kan variere afhængigt af partnernes specifikke behov. De skridt, der skal tages for at starte et joint venture, kan findes her. 

3. Begrænsede strukturer

Der er to typer begrænsede strukturer: Private Limited (Pvt. Ltd.) er den indiske ækvivalent til den hollandske B.V., og Public Limited (PLC) er den indiske ækvivalent til N.V.. Pvt. Ltd. er den mest valgte form for virksomhed af udenlandske virksomheder og investorer i Indien. I visse sektorer kræver oprettelsen af et Pvt. Ltd. forudgående godkendelse fra Reserve Bank of India. En PLC er den juridiske form for børsnoterede selskaber. 

Vil du oprette din egen enhed i Indien? Vores guide til CFO'er med aktiviteter i Indien giver et omfattende overblik over de trin, du skal tage for at starte din virksomhed korrekt i Indien. Derudover er denne guide fuld af råd og tips til andre udfordringer, som CFO'er i Indien helt sikkert vil stå over for, såsom transfer pricing og hjemsendelse af udbytte til Europa.

4 tips fra det tyske topfirma Würth: 'Hvis du ikke er aktiv i Indien, bliver du til sidst overflødig'

Tysklands Würth har været verdens mest kendte leverandør af montageteknologi i mere end 70 år og med en årlig omsætning på omkring 14,5 milliarder euro en af Tysklands 100 mest indflydelsesrige virksomheder. "En stor virksomhed som vores kunne ikke ignorere Indien," siger Norman Dentel, administrerende direktør for Wuerth Industrial Services India Pvt. Ltd. "Indien er et af de største vækstmarkeder i verden, måske endda det største vækstmarked i verden. Enhver virksomhed med respekt for sig selv bør udnytte de muligheder, dette marked tilbyder." Norman Dentel deler sine fire tips til virksomheder, der ønsker at få succes i Indien.

CEO Norman Dentel ved åbningsceremonien for et af Würths kontorer i Pune

1. Vælg den rigtige juridiske form til din indtræden på markedet

Würth åbnede sit første private aktieselskab i Mumbai i 1994. "Det var et Würth-Line-selskab," forklarer Norman Dentel. "Det er det, vi kalder de virksomheder, der driver vores kerneforretning under det røde W-logo: salg af montagematerialer, herunder skruer, skruetilbehør, ankre, værktøj, kemisk-tekniske produkter, personlige værnemidler og levering af komplette forsyningskædeløsninger med forskellige typer af automater og Kanban-systemer." I de følgende år modtog Würths tyske hovedkvarter flere og flere forespørgsler fra store, internationale kunder, der ledte efter professionelle supply chain-løsninger til deres forskellige enheder verden over, herunder i Indien. "I 2005 besluttede vi derfor at oprette et nyt selskab, Würth Industrial Services India Pvt. Ltd. i Pune, for at kunne imødekomme disse forespørgsler og yde hurtig service og lokal support til vores multinationale kunder. Fordi vi tog en solid kundebase af internationale, eksisterende kunder med os fra Tyskland, havde vi aldrig nogen opstartsproblemer i Indien, og der var plads til at vokse med det samme."

Læs mere om de forskellige juridiske former du kan vælge imellem, og hvilke fordele de giver, hvis du vil etablere en virksomhed i Indien:

Wuerth Industrial Services India er derfor meget mere end blot en leverandør af fastgørelses- og monteringsmaterialer. "Virksomheden består af fire segmenter i Indien. Et team, der fokuserer på virksomhedens kerneforretning, en forretningsenhed, der giver internationale kunder support inden for outsourcing fra Indien, en afdeling, der udvikler Customer Relation Management-software og et innovationscenter kaldet "iHUB", hvor eksperter arbejder med e-learnings, augmented reality, virtual reality og grafisk designapplikationer. De har for nylig bygget et virtual reality-værktøj, der giver vores kunder mulighed for virtuelt at besøge vores virksomhed og vores lagre. I disse corona-tider er sociale distanceringsløsninger et varmt emne, og vi arbejder hårdt på at implementere dem på forskellige niveauer."

"For at kunne vokse med succes i et land som Indien er det meget vigtigt, at den bedste juridiske form for virksomheden overvejes nøje inden markedsindtræden," lyder rådet fra administrerende direktør for Würth i Indien. "For os er anpartsselskabet, eller anpartsselskabet, en gennemprøvet forretningsmodel. Så det var logisk at vælge dette også i Indien. Den store fordel er, at virksomhederne ejer aktierne i datterselskaberne. Som ejer har du mulighed for selv at drive virksomheden eller at udpege direktører uden at skulle tage hensyn til andre aktionærer. Derudover er kreditværdigheden af en privat begrænset højere, og det er lettere at rejse midler fra venturekapitalister, medlemmer og endda fra udenlandske virksomheder.

2. Tag dig god tid til at rekruttere godt personale

Wuerth Industrial Services India beskæftiger mere end 330 medarbejdere, hvoraf mange har arbejdet hos den tyske grossist i omkring ti år. "Det er meget usædvanligt i Indien, men vi forsøger at adskille hveden fra avnen under rekrutteringsprocessen, så vi kun har de mennesker, der virkelig passer til os," siger direktøren i Indien. "Ofte ser kandidaterne rigtig godt ud på papiret, men vi finder de virkelige talenter ved at spørge i detaljer under samtalerne. Så vov at tage dig tid til udvælgelsesprocessen og virkelig lære kandidaterne at kende, før du træffer en endelig beslutning."

Europæiske virksomheder er populære arbejdsgivere i Indien, ifølge administrerende direktør. "Europæiske virksomheder har en høj status i landet, er velorganiserede, pålidelige og støtter medarbejdernes personlige udvikling. Så der er altid nok kandidater til rådighed til en åben stilling, men selvfølgelig vil du gerne finde medarbejderne med det rigtige mindset og ikke hoppe videre til den næste virksomhed efter et år, fordi de kan tjene mere der. Vi er derfor meget åbne om, hvad vi leder efter, et talent, der er åbent for længerevarende ansættelse med en arbejdspræstationsorienteret indkomst, som altid betales til tiden. Vi ser, at denne åbenhed om, hvad en kandidat kan forvente, er meget værdsat."

Nogle medarbejdere i Wuerth Industrial Services India Pvt. Ltd. foran deres kontor i Pune

3. Find den rette balance mellem privat og erhverv på arbejdspladsen

"Lederskab kræver hovedsageligt følelsesmæssig intelligens og et bestemt instinkt for at forhindre udsving. Det er ikke anderledes i Indien end i andre lande," siger Wuerth Industrial Services CEO. "Ikke desto mindre har jeg i de senere år også lært meget om de kulturelle forskelle, og hvordan jeg skal opføre mig for bedre at nå mit indiske hold. I Tyskland er vi meget fokuserede på fakta og andre pålidelige faktorer, men i Indien er følelser meget vigtigere. For eksempel kan jeg ikke holde en indledende tale i Indien, hvor jeg kun fortæller om mine +20 år i Würth og de forskellige lande, jeg har besøgt gennem årene, jeg ville så kede mit publikum ihjel. Hvis jeg derimod deler mine personlige oplevelser i Indien eller fortæller dem om min familie, er det meget velkomment. Indien er et land, hvor følelser virkelig bringer folk sammen." Men Norman Dentel ser også, at tysk objektivitet værdsættes af hans medarbejdere. "At give påskønnelse og feedback på det udførte arbejde er lige så vigtigt som diskussioner om familie og andre private forhold. Du bør ikke bøje dig for langt og lade individuelle følsomheder og fortolkninger tage over på arbejdspladsen, hvilket kan føre til unødvendige diskussioner. En god balance mellem privat og erhverv er nøglen i Indien."

"Indien er det mest spændende sted, hvor jeg har haft fornøjelsen af at arbejde hos Würth i 20 år." ”

— Norman Dentel - CEO Wuerth Industrial Services India

4. Gå trin for trin

Ifølge Norman Dentel tror virksomheder ofte, at de kan anvende den samme forretningsstrategi i Indien, som de bruger i Kina. "Men tag ikke fejl, Indien er ikke et stort land. De er 28 mindre stater med deres egne sprog, kulturer og skikke. Hver stat har sine egne regeringsorganer og derfor sine egne regler. Du kan ikke lave en forretningsplan for hele landet og helt se bort fra disse statslige forskelle. At drive forretning i Indien er derfor ikke en sprint, men et maraton, du er nødt til at erobre landet trin for trin."

"Det er derfor vigtigt at bygge rummet ind i dine forretningsmål for at kunne vokse stille og roligt," forklarer direktøren. "Et simpelt eksempel; i Indien ser vi et højt forbrug af råvarer og en masse miljøforurening, hvilket går imod værdien af vores virksomhed. Det forsøger vi at imødegå ved at tilbyde grønne løsninger til vores kunder, men i Indien er den bæredygtige bevidsthed stadig meget lav. Der vil formentlig vare år, før reelle forandringer bliver synlige i landet. Samtidig finder du også meget positive eksempler, såsom de rene byer Mysore eller Kochi. Fortsat investering vil derfor give resultater på lang sigt, selvom du skal have et langt åndedrag. Jeg har tilgivet halvdelen af mit hjerte til Indien, den anden halvdel forbliver i Tyskland. På trods af at man nogle gange virkelig skal udvise en masse tålmodighed, privat og professionelt, er Indien stadig det mest spændende sted, hvor jeg har kunnet arbejde hos Würth i 20 år."

Sikker indtræden på det indiske marked

Der er flere måder at komme ind på det indiske marked på. IndiaConnected giver dig mulighed for at etablere dit kontor i Indien hurtigt, nemt og omkostningseffektivt uden at skulle registrere din egen enhed. Vi kalder dette for en virksomhedsinkubator. 

Med Business Incubator etablerer du din egen organisation uden at skulle afholde omkostningerne ved at have dit eget kontor. Du kan ansætte dit eget personale, som kommer på vores lønningsliste. Det giver dig fleksibilitet til at vokse og sparer nemt 1.000 til 2.000 euro om måneden i omkostninger til compliance, administration og registrering.

Se alle fordelene ved Business Incubator her: