Køreplanen for arbejdsgivere til at organisere helligdage i Indien smart

I Indien er antallet af helligdage, som medarbejderne får fri, ikke så klart defineret som i de fleste europæiske lande. Så hvornår har dit indiske personale ret til en fridag? Vores ekspert Suhasini Sharma giver tips til at organisere din kalender så klart som muligt.

Diwali er en af de vigtigste helligdage i Indien

Helligdage i Indien

I Indien er antallet af betalte fridage, som en medarbejder kan tage, opdelt i 3 kategorier: 

• Optjent orlov - i gennemsnit 12 dage om året

• Afslappet orlov - i gennemsnit 7 dage om året

• Sygefravær - i gennemsnit 12-14 dage om året

Det mindste antal feriedage, som et selskab i Indien er forpligtet til at tilbyde sine medarbejdere, afhænger af den stat, hvor virksomheden er etableret. Ovenfor nævner vi gennemsnittet pr. orlovskategori, men dette minimum varierer fra indisk stat til stat, og du kan derfor ikke bare kopiere HR-politikker fra andre lande eller endda andre indiske stater. Du bør altid kontrollere, om din politik overholder lokale regler. Hjælp fra lokale eksperter er ikke en overflødig luksus. 

---

Suhasini Sharma

Vækstkonsulent

Suhasini Sharma har over 19 års erfaring som Business Intelligence Specialist og Customer Success & Growth Manager. Som vækstkonsulent maksimerer hun værdien for vores kunders succes ved at give dem skræddersyede løsninger, indsigt og vejledning.

Hendes fokus er tværkulturelt samarbejde, forretningsudvikling, strategi og Customer Relationship Management.

---

Betalt orlov

"Optjent orlov er, som navnet antyder, en form for orlov optjent af medarbejdere. I gennemsnit får en medarbejder 1 dags orlov om måneden, som han eller hun arbejder i din virksomhed," forklarer Suhasini. "Betingelsen for at tage disse feriedage varierer fra virksomhed til virksomhed, men normalt skal dette angives 15 dage i forvejen. Optjente feriedage kan afregnes, hvis de ikke tages. Det afhænger af arbejdsgiveren, om afregningen af de udestående optjente feriedage finder sted ved udgangen af hvert år eller ved ansættelsesforholdets afslutning. I sidstnævnte tilfælde kan de uudnyttede feriedage derfor overføres til det følgende år - de maksimale overførbare dage er 30 - men det er ikke obligatorisk for arbejdsgivere at tilbyde denne mulighed." 

Uplanlagt orlov

Uplanlagt orlov er dage, der kan tages af medarbejderen lige før orloven eller på selve dagen. "Det er uventede omstændigheder, der forhindrer medarbejderen i at dukke op på kontoret, såsom et sygt barn, der pludselig sidder derhjemme eller, et meget indisk problem, ekstremt vejr og derfor enorme trafikpropper," siger Suhasini. "De fleste arbejdsgivere vælger at begrænse antallet af uplanlagte feriedage, der kan tages efter hinanden, i mange tilfælde kan nogen tage op til 2 eller 3 dage i træk med uplanlagt orlov."

Sygeorlov

Sygefravær kan tages i 1 eller 2 dage i træk, hvis en medarbejder er syg i længere tid, skal han eller hun kunne fremlægge en lægeerklæring. 

Trin-for-trin plan for at organisere helligdage i Indien smart

Indien har 3 nationale helligdage, hvor alle virksomheder er forpligtet til at lukke:

• Republikkens dag - 26. januar

• Uafhængighedsdagen - 15. august

• Gandhi Jayanti - 2. oktober

Ud over disse tre obligatoriske fridage fejres snesevis af helligdage i Indien. Når du skal bestemme antallet af helligdage, dine medarbejdere får fri, er det vigtigt, at du tjekker, om du overholder lokale regler. Alle indiske stater har fastsat grundlæggende regler om dette. Generelt er der mindst mellem 8 og 14 helligdage, afhængigt af staten. Dette inkluderer de tre nationale helligdage, som vi nævner ovenfor, og giver også arbejdsgivere og arbejdstagere plads til selv at vælge de andre helligdage.

"I Indien fejres snesevis af religiøse og regionale helligdage, som ofte bestemmes af månekalenderen," siger Suhasini. "Det betyder, at ferien falder på en anden dag hvert år, og du skal være fleksibel med din tidsplan. Derudover skal arbejdsgivere i Indien ofte beskæftige sig med en forskelligartet arbejdsstyrke, der bekender sig til forskellige religioner og derfor ønsker at være fri på forskellige tidspunkter. At organisere dette kan føles som en udfordring, men der er smarte måder at gøre det på." 

Med denne trinvise plan sikrer du, at du organiserer den gratis ferie så inkluderende og effektivt som muligt:

1. Juridiske retningslinjer

Antallet af helligdage, du skal afgive, afhænger meget af din placering. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på de helligdage, som din statsregering frigiver. Hvert år, omkring oktober/november, offentliggør de indiske stater deres liste i de lokale eller nationale aviser. Derudover annonceres også antallet af helligdage, som virksomheder skal frigive. Dette tal varierer fra 8 til 14 dage om året, afhængigt af din placering. Således, hvis du opererer i flere stater, kan antallet af fridage mellem dine filialer variere.

2. Hvad laver andre virksomheder i dit område?

Ud over at være godt klar over de lokale regler vedrørende helligdage er det også tilfældet, at Indien har regionale helligdage, og på grund af brugen af månekalenderen falder nationale helligdage på forskellige steder på en anden dato. Det er derfor smart at tjekke, hvilke helligdage virksomhederne i dit område har frigivet de seneste år. Dette vil give dig et godt benchmark for de vigtigste helligdage i din stat.

3. Demografi af dine medarbejdere og kunder

Da helligdagene er vigtige tidspunkter for medarbejderne at fejre og komme sammen med deres familier, er demografien hos dine medarbejdere vigtig for at bestemme de dage, du giver fri. Kortlæg dette, og glem ikke at se på din kundekreds. Hvis du har mange internationale kunder, vil de sandsynligvis kræve et klart overblik over de dage, hvor kontoret er lukket, eller noget af personalet er fraværende. Det kan betyde, at du kan tilbyde dine medarbejdere mindre fleksibilitet. Hvis du har mange indiske kunder, ind og ud af din stat, bør du også tage højde for de helligdage, der er relevante for dem.

4. Vælg en fleksibel eller fast tilgang

Du kan nærme dig feriefrigivelse på to måder med en fleksibel eller fast liste. Hvis du vælger en fleksibel tilgang, tilbyder du dine medarbejdere mulighed for at holde fri, der er vigtige for dem. Et eksempel:

• Ifølge retningslinjerne skal din virksomhed tilbyde 10 helligdage, og du har en meget forskelligartet arbejdsstyrke. Du vælger derfor at frigive hele kontoret under de 4 største og vigtigste helligdage i Indien (selvom det selvfølgelig afhænger af demografien hos dine medarbejdere), disse er Diwali, Eid, Jul og Vaisakhi (en vigtig ferie i både sikhisme og hinduisme) og de 3 nationale helligdage. I de resterende 3 dage kan dine medarbejdere vælge, på hvilket tidspunkt de foretrækker at have fri ved at indsende disse dage til dig. Disse kaldes forskellige helligdage, fordi ikke alle medarbejdere, men kun en bestemt gruppe vil have fri på denne dag. 

Denne tilgang bliver stadig mere populær i Indien, da den er den mest inkluderende. Men for virksomheder med en stor arbejdsstyrke eller internationale kunder kan det være svært at anvende. I så fald kan du også vælge at udarbejde en liste over officielle fridage på baggrund af de regionale regler og præferencer og dele den med dine medarbejdere og kunder. 

"Hvis du er i tvivl om, hvilke helligdage du skal eller ikke bør medtage i din politik, er det godt at vide, at indianere ikke har noget problem med at tage en uplanlagt eller optjent orlovsdag til en ferie, der er vigtig for dem," siger Suhasini. "Jeg taler ikke om en vigtig festival som Diwali, den dag vil du ikke være i stand til at få en indianer til kontoret, men snarere om mindre storslåede fejrede dage. Desuden er det ikke sædvanligt i Indien at blive betalt to gange, hvis en medarbejder skal arbejde på en helligdag; Dette kompenseres i stedet ved at tilbyde ekstra fridage på et senere tidspunkt, når det er nødvendigt, en såkaldt kompenserende orlov. Disse orlovsdage kan sammenlignes med optjent ferie og kan derfor tages eller afvikles."

Vejledningen til arbejdsgivere i Indien

At finde, ansætte og fastholde personale i Indien, hvad enten det er eksternt eller som en del af din enhed, indebærer meget arbejde. Du bliver nødt til at håndtere nye udfordringer under rekrutteringen, forskellige regler for kontrakter og forskelle i arbejdskulturen. For at gøre det hele lidt tydeligere for dig som europæisk arbejdsgiver har IndiaConnected lavet en særlig manual med råd til enhver udfordring, du måtte støde på.

Joint venture er nøglen til succes for den flamske bioenergianlægsbygger Vyncke

I mange år var Indien et 'fly-over land' for Peter Vyncke, der sammen med sin bror Dieter driver den flamske familievirksomhed Vyncke. "Før min bror og jeg overtog roret, var jeg ansvarlig for Vynckes asiatiske afdeling i Kuala Lumpur, Malaysia. Vi fokuserede derefter udelukkende på Sydøst- og Nordasien, Indien, som vi ikke havde vores syn på. Indtil jeg pludselig mistede en vigtig ordre fra en eksisterende malaysisk kunde til en indisk konkurrent. Der var kun én rigtig strategi for det, at bekæmpe dem på deres eget græs."

CEO Peter Vyncke og hans søn Gilles under en traditionel 'first-fire' af et ForbesVyncke kraftværk

Et biomasseenergianlæg fra det belgisk-indiske joint venture ForbesVyncke

Peters oldefar, som den flamske administrerende direktør selv kan lide at beskrive det, kom på den geniale idé 100 år før Kyoto-traktaten om at omdanne kedler, der blev fyret med kul, til biomassekedler. "De første Vyncke-kedler blev fyret med affald fra hørindustrien, men nu kan de bruges i næsten alle sektorer. Vi kan omdanne alle former for restprodukter til energi, fra kakaoskaller til flis." Vynckes energianlæg sælger derfor godt i lande omkring ækvator, hvor store industrier producerer mere biologisk restaffald, såsom kaffe- eller palmeindustrien.

Det belgiske firma Vyncke har været aktiv i Asien i mere end 40 år, men vovede sig først ind på det indiske marked for ti år siden. "Fra 1996 til 2000 ledede jeg Vynckes Asien-afdeling fra Kuala Lumpur," siger Vynckes administrerende direktør. "Vi fokuserede primært på Kina og den sydøstlige del af kontinentet og endnu ikke på Indien. Indtil en af mine store malaysiske kunder pludselig bliver kapret foran mig af en konkurrent fra Indien. Det fik mig til at indse, at jeg var nødt til at dykke ned i landet. Ikke kun for at se, hvilke muligheder der var for os, men også for at gøre det svært for konkurrenten i vores eget terræn."

Joint venture med Forbes Marshall

Mens ideen om at starte i Indien begynder at boble hos Vynckeneers, får Vyncke et særligt besøg i Belgien. "Min far rejste over hele verden for Vyncke, og på en af disse ture endte han i Pune med det indiske firma Forbes Marshall. Han havde efterladt en besked i gæstebogen der. Til vores overraskelse stod en Forbes Marshall-medarbejder 25 år senere med en kopi af gæstebogsbudskabet i hånden pludselig på vores dørtrin. Det indiske firma har specialiseret sig i proceseffektivitet og energibesparelser for industrien og leder i øjeblikket efter en partner til at erobre biomassemarkedet i Indien. "De havde bare ikke den tekniske viden, og det var sådan, de endte hos os," siger Vyncke-direktøren. Vi havde straks et meget godt klik. Forbes Marshall drives af to brødre, og vi er også to brødre ved roret i Vyncke. Vi har den samme holdning til, hvordan vi driver forretning, erhvervslivet kan ikke undvære lidt sjov. Derudover supplerer vi hinanden perfekt med hensyn til viden: vi den tekniske viden, de kendskabet til det indiske marked."

Virksomhederne beslutter derfor officielt at oprette joint venturet ForbesVyncke i 2010. "Det har været den allerbedste måde for os at komme ind på det indiske marked. Vi kunne helt sikkert have håndteret det alene med vores erfaring, men så ville det have taget meget længere tid, før vi havde været i gang," forklarer den belgiske administrerende direktør. "Forbes Marshall påtog sig opgaven med at oprette virksomheden og fremlagde straks sine bedste folk. Som et resultat startede vi med en flyvende start. Inden for to år var vi allerede i alle hjørner af landet, og vi solgte kun til premium-kunder til omkring 20 til 30% højere pris end vores konkurrenter. Vi har nu en årlig omsætning på omkring 20 millioner euro."

Giv hinanden plads i samarbejdet

Peter råder alle virksomheder, der overvejer at starte i Indien, til at finde en god partner. "Når virksomheder siger, at de vil starte alene, spørger jeg altid: 'Er du meget sikker?'.  Indien er et land med 1,3 milliarder mennesker, og bureaukratiet er en labyrint." At indgå et partnerskab med en partner, der kender markedet og arbejdsvejen, fjerner mange opstartsproblemer. "Vores partner er ansvarlig for forretningsdriften i joint venturet, så alt fra salg og HR til jura ligger hos dem. Dette giver os mulighed for at koncentrere os om vores kerneforretning, produktets teknologi. Fordi vi begge fokuserer på vores styrker inden for joint venturet, kører virksomheden som et tog, siger Vyncke. "Hvis man vælger sådan en konstruktion, skal man ikke micromanage på sager, der ligger uden for ens opgaver. Giv den anden person plads og selvtillid til at udfylde de rammer, I udarbejder sammen, som I finder passende. Ingen i Indien venter på, at et vestligt selskab kommer og fortæller dem, hvad de skal gøre som en slags kolonialist."

'Sælg det ikke som grønt, men for pengene'

Ifølge Peter gælder rådet om ikke at være bedrevidende som udenlandsk virksomhed i Indien også for det produkt, du markedsfører. "Tag for eksempel vores produkt, som bruges af virksomheder i Europa til den højere moral. Nemlig fordi det erstatter fossile brændstoffer og er CO2-neutralt. Men i Indien er det slet ikke motivet. Der hjælper det virksomhederne enormt meget i omkostningerne, at kunne lave energi fra de restprodukter, de har tilovers." Biomasse er meget billigere end olie eller gas i et land som Indien. Indien er derfor et af de få lande i verden, hvor mere end 70% af befolkningen er afhængig af biomasse til sit energibehov. "Så man skal ikke markedsføre sådan et produkt med en krigerisk tone, for det er bedre for miljøet. For Indien er det en billigere løsning til landets energibehov. Sælg det ikke som grønt, men for pengene."

ForbesVyncke har fået sine biomasseenergianlæg fra Vyncke tilpasset behovene på det lokale indiske marked. "Standarden i Indien er stadig anderledes, selv hos de internationale virksomheder, vi arbejder med," forklarer peter. "I Europa er operationen fuldt automatiseret, i Indien er folk ikke villige til at betale ekstra penge for det. Lønomkostningerne er stadig lavere end de omkostninger, de skulle investere i en fuldautomatisk installation. Som virksomhed er man nødt til at tage højde for det og ikke se ned på det." Den administrerende direktør råder derfor alle nystartede virksomheder i Indien til ikke at starte med for store forventninger og strategier. "Det tager tid at vokse på det indiske marked. Hold dig tæt på dig selv, dit produkt og find en god partner! Vi har virkelig den bedste partner i verden. Gennem det samarbejde har vi nu forladt det indiske firma, som vækkede mig for 20 år siden ved at kapre min malaysiske kunde, langt bag os."

8 tip til at arbejde i Indien

Driver du forretning i Indien? Så er det vigtigt at dykke ned i kulturen og de lokale manerer. For at hjælpe dig med at komme i gang bad vi fire iværksættere om deres vigtigste tip til at gøre arbejdet i Indien så glat som muligt. 

1. Kommuniker bredt, gennemsigtigt og tydeligt

"Vi arrangerer meget regelmæssige sessioner med personalet for at kommunikere vores tilgang og mål. Dette er nødvendigt for at få alle på samme side. Derudover er mit kontor meget tilgængeligt, alle kan gå ind her. Jeg er gennemsigtig og ærlig, men min tilgang varierer fra person til person: forskellige slag for forskellige mennesker. Det faktum, at indianere taler engelsk, hjælper selvfølgelig enormt. Noget af en forskel med Kina. Hvis du laver en vittighed der, forstår de dig ikke. Med indianere kan man grine."

Michel Koopman - Leela Palace Hotel

2. Brug en tolk

"Selvfølgelig taler mange indere engelsk meget godt, men selvom du taler det samme sprog, betyder det ikke, at du altid forstår hinanden godt. En tolk, der kender begge kulturer, kan bygge bro mellem hollændere, der driver forretning i Indien, og deres indiske ledere, partnere og/eller medarbejdere."

Jos van Haaren - Philips

3. Tag dig god tid

"Mange udlændinge, der har været i Indien på forretningsrejse, er udmattede tilbage på flyet til Europa. Det er ofte fordi de ikke tager nok tid i Indien. Hvis du har et vigtigt møde mandag, skal du flyve fredagen før. På den måde kan du akklimatisere dig, og du fremstår frisk og skarp til din aftale."

Gosse Wielinga – Suzlon Energi

4. Nyd spillet

"For at gøre en god handel skal du spille spillet indian. Det betyder, at du nogle gange er nødt til at sige, at du ikke har tid eller ikke tager din telefon. Så spiller du den svære europæer, mens dine medarbejdere masserer den anden part i mellemtiden. Den måde at drive forretning på er nogle gange frustrerende i starten, men efter et stykke tid lærer du at nyde spillet. Så er du blevet en halv indianer."

Gandert Roosen - Roosen Industries

5. Indse, at indianere foretrækker ikke at sige 'Nej'

Forleden var der en, der sagde til mig: "Hr. Koopman, vi lyver ikke, vi fortæller bare ikke altid sandheden."

Michel Koopman - Leela Palace Hotel

6. Vær fleksibel

"I Indien er det ofte ikke helt klart, hvordan tingene står. Hvis du finder det irriterende, tager det meget energi at arbejde i Indien. Men hvis man lærer at håndtere det, så er det faktisk meget sjovt."

Jos van Haaren - Philips

7. Vær smart med hierarkiet

"Afvis aldrig offentligt en leder. Det er dødbringende, fordi indiske organisationer normalt er meget hierarkiske. Hvis du vil dele kritiske ideer, skal du gøre det privat. Det er ofte værdsat, og normalt gør de noget med det. Hierarkiet er også stærkt bestemt af alder. I Indien har folk respekt for de ældre. Grå hår er også med til at aftvinge respekt fra det indiske personale."

Gosse Wielinga – Suzlon Energi

8. Tag unge medarbejdere i hånden

"Inderne er meget ambitiøse, de kæmper for at komme videre.  Du kan allerede se det på bagageudleveringsområdet i lufthavnen: alle er foran. Det kan man også se på arbejdspladsen. Det er sprængfyldt med unge mennesker, der er meget drevne. Tricket er at tage dem i hånden, så du kan udnytte deres potentiale. Det giver en stor tilfredsstillelse."

Gosse Wielinga – Suzlon Energi